Tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten henkilötietoja käsitellään Oy Halva Ab:ssä ja Oy Halva-Trading Ab:ssä (jäljempänä yhteisesti ”Halva”) kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, viranomaisohjeistuksen ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot

Halva
PL 244
01511 Vantaa
www.halva.fi
puh. (09) 774 62 00 (keskus)

Tarja Nupponen (tietosuojavastaava)
tarja.nupponen@halva.fi
Yhteydenottoon tieto ’henkilötietojen käsittely’

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme asiakkaiden (kuluttajat ja yritysasiakkaat sekä markkinoinnin yhteistyökumppanit) henkilötietoja asiakassuhteen ja yhteistyön hoitoon, hallintaan ja ylläpitoon. Käsittelemme henkilötietoja sopimussuhteessa, eli esimerkiksi tilausten toimittamiseen ja asiakaspalveluun mukaan lukien asiakasprofiilit verkkokaupassa: www.halva.fi. Lisäksi käsittelemme erikseen Halvan Karkkiklubiin liittyneiden asiakkaiden tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun edun perusteella tilanteissa, joissa se on mahdollista – kuten tuotteiden tarjoamiseksi ja markkinointiimme olemassa oleville asiakkaillemme tai potentiaalisille asiakkaille – sekä joissakin tilanteissa erikseen suostumuksen perusteella, kuten mainonnan kohdentamiseen sekä kilpailuihin ja arpajaisiin osallistumista varten. Evästeiden osalta noudatamme verkkosivuillamme teknisesti toteutettuja evästekäytänteitä tarvittavine suostumuksineen. Tarkemmat tiedot käyttämistämme evästeistä löydät evästevalintojen yhteydestä.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös silloin kun meillä on siihen lakisääteinen velvoite.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Riippuen edellä määritellystä käyttötarkoituksista, keräämme muun muassa seuraavia tietoja:

• Nimi ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite ja sähköpostiosoite, yrityksen nimi ja tit-teli yritysasiakkaiden osalta
• Demografiatiedot, kuten syntymävuosi ja henkilön omasta suostumuksesta kerätty tieto sukupuolesta
• Verkkokauppatilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus / nimimerkki ja salasana
• Asiakassuhdetiedot sekä henkilön toimintaan perustuvat tiedot, kuten tuote- ja tilaustiedot, laskutus- ja maksutiedot, sopimukset, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailutiedot (erillisiä ehtoja sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi), markkinointitutkimukset ja peruutustiedot
• Kiinnostus- ja profilointitiedot, kuten tiedot kiinnostuksen kohteista sekä kiinnostuksen kohteista, jotka voimme päätellä tai johtaa muista keräämistämme tiedoista siten, kun keräyksen yhteydessä on tarkemmin informoitu ja olemme saaneet tähän kyseiseltä henkilöltä luvan tarvittavin osin
• Markkinointiluvat ja -kiellot tarvittavassa laajuudessa
• Muut suostumuksen perusteella kerätyt tiedot siten, kun on suostumuksen yhteydessä erikseen informoitu
• Kuvatallenteet, kuten kuluttajien ja yhteistyökumppaneidemme tekemät videot sekä ottamat kuvat siten, kun ne on erikseen toimitettu meille esimerkiksi kilpailujen ja arvontojen yhteydessä
• Verkkopalvelujen käyttötiedot ja evästeet, kuten verkkosivujemme ja verkkokauppamme kävijä- ja selaustiedot, näytetyt / klikatut mainokset, viestintään liittyvät tiedot siten, kun verkkokaupassa on tarkemmin informoitu, evästeiden osalta noudatetaan verkkosivustollamme teknisesti toteutettuja evästekäytänteitä suostumuksineen

5. Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään, kun esimerkiksi ostetaan tuotteita verkkokaupastamme, liitytään Karkkiklubiimme ja tilataan uutiskirjeemme, kun meille annetaan palautetta tai ollaan muutoin meihin yhteydessä tai osallistutaan erilaisiin markkinointikilpailuihin kuten peleihin, arvontoihin tai kyselyihin. Tietoja kerätään tilauksen, liittymisen tai palautteen / yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden / jäsenyyden aikana. Voimme kerätä tietoja verkkopalvelujemme käytöstä esimerkiksi evästeiden avulla erillisten evästetietojen mukaisesti. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme toimesta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

6. Tietojen siirto ja luovutus

Voimme luovuttaa tietoja lainsäädännön velvoittaessa muun muassa viranomaisille. Lisäksi mahdollisen liiketoimintamme tai sen osan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä voimme luovuttaa ja siirtää tiedot liiketoiminnan ostajalle / muulle yritysjärjestelyyn olennaisesti liittyvälle taholle.

Käytämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia tietojen käsittelyssä kuten verkko- ja mobiilipalvelujen teknisessä ylläpidossa ja toteuttamisessa sekä kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamisessa. Luovutamme tietoja tällaisille yhteistyökumppaneillemme käytettäväksi vain määrittelemiimme käyttötarkoituksiin ja velvoitamme sopimusjärjestelyin yhteistyökumppanimme huolehtimaan henkilötietoja koskevista velvollisuuksistaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille seuraavassa kuvatuissa tilanteissa:

• Tietojen käsittelyn tekninen toteutus, laskutus ja toimitukset

Henkilötietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan sopimuskumppaneillemme kuten tavarantoimittaja-, maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajille, luottotietoyrityksille sekä muille teknisten käyttöympäristöjen tarjoajille. Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty meidän ja sopimuskumppaniemme välisin sopimuksin. Tarkempaa tietoa on saatavilla meiltä.

• Markkinoinnin toteuttaminen tai muu lainmukainen peruste

Henkilötietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan sopimuskumppaneillemme esimerkiksi markkinoinnin toteuttamista ja uutiskirjeiden lähettämistä varten. Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty meidän ja sopimuskumppaniemme välisin sopimuksin. Tämä koskee myös tilanteita, joissa on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten esimerkiksi silloin, jos se on välttämätöntä oikeusvaateilta puolustautumista varten. Tarkempaa tietoa on saatavilla meiltä.

• Evästeet

Välttämättömiä evästeitä käytetään verkkokaupan perustoimintoihin ja ne ovat pakollisia verkkokauppasivuston toimivuuden kannalta. Lisäksi verkkokauppasivustolla käytetään valinnaisia evästeitä. Tietoja voidaan luovuttaa Halvan ulkopuolelle, mikäli se on sallittua lainsäädännön perusteella tai jos luovuttamiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Kul-oinkin käytetyt kumppanit on ilmoitettu evästevalintojen yhteydessä.

Pyrimme siihen, että henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU:ssa ja Euroopan talousalueen si-sällä. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mikäli tietoja siirretään, käytetään sovellettavan lainsäädännön vaatimia turvatoimenpiteitä. Tällaisesta tietojen siirrosta tehdään sopimuskumppanin kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvista-mia mallisopimuslausekkeita, vastaanottajamaassa on EU-komission päätöksen mukaan riittävä tietosuojan taso, tietoja käsittelevällä yrityksellä on yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Cor-porate Rules) tai siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja alla listattujen periaatteiden mukaisesti ja niin kuin on tarpeen määri-teltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

• Asiakastietoja säilytämme asiakassuhteen jatkumisen ajan sekä asiakassuhteen päättymisen jälkeen niin kauan kuin osapuolet voivat esittää vaatimuksia toisiaan kohtaan asiakassuhteeseen liittyen. Pakottava lainsäädäntö (kuten kirjanpitolainsäädäntö) asettaa meille velvollisuuksia käsitellä tiettyjä tietoja myös asiakkuuden päättymisen jälkeen.
• Verkkokaupan asiakasprofiilien osalta, mikäli asiakas ei ole tehnyt ostoja ja on passiivinen, tiedot poistetaan neljän (4) vuoden kuluessa passiivisuuden alkamispäivästä.
• Karkkiklubin jäsenten tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys ja sähköisen uutiskirjeen tilaus jatkuvat. Tietoja päivitetään ja vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisesti. Suoramarkkinointiluvan peruuttaneiden henkilöiden tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluttua, pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden sisällä siitä, kun lupa on peruutettu tai päättynyt, ellei jokin muu peruste (kuten asiakkuus) edellytä tiedon säilyttämistä.
• Markkinointiarpajaisiin ja -kilpailuihin kuten peleihin, arvontoihin ja muihin kyselyihin osallistuneiden tiedot poistamme kohtuullisen ajan, kuitenkin enintään yhdentoista (11) kuukauden sisällä kilpailun tms. päättymisestä, ellei osallistunut ole antanut erikseen suoramarkkinointilupaa tietojen käyttöön. Lisäksi saatamme käsitellä voittajien tietoja kauemmin voittoon liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden, kuten verovelvoitteiden, huolehtimiseksi. Noudatamme tällöin velvoitteita koskevia säilytysaikoja.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädäntöön perustuvat oikeudet, kuten:

• oikeus saada meiltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, sekä oi-keus pyytää meiltä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin kohtuullisin väliajoin toteutet-tuna (tarkastusoikeus)
• oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisua sekä mahdollisesti tietojen täydentämistä (oikaisuoikeus)
• oikeus pyytää tietojensa poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), jos tietojen käsittelylle ei enää tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty tai jos käsittelyn pe-rusteena ollut suostumus on peruutettu, eikä muita käsittelyperusteita ole. Emme kuiten-kaan voi poistaa tietoja voidaksemme esim. toimittaa verkkokauppatilauksen tai noudat-taaksemme suoramarkkinointikieltoa. Henkilötietojen antamatta jättäminen voi johtaa sii-hen, että emme ota verkkokaupan tilausta vastaan tai emme hyväksy Karkkiklubin jäse-neksi tai kilpailujen tms. osallistujiksi
• oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista (rajoitusoikeus) tietojen paikkaansa pitä-vyyden tarkistamisen ajaksi, jos rekisteröity katsoo, etteivät tiedot pidä paikkansa.
• tietyin edellytyksin oikeus saada häntä koskevat tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen (siirto-oikeus)
• tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin (vastustamisoikeus)
• lähtökohtaisesti oikeus olla joutumatta ainoastaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan käsittelyn kohteeksi
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa antamansa suostumus
• oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle

Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt käyttäen yllä esitettyjä tietosuojavastaavamme yhteystietoja.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat mm. palomuurit, salaustekniikat, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen vain niille, joille se on työtehtävien kannalta välttämätöntä ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä sopimuskumppaneiden huolellinen valinta ja tarvittavat toimenpiteet.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietojenkäsittelyä koskevissa asioissa pyydämme olemaan ensisijaisesti yhteydessä tietosuoja-vastaavaamme. Jos asiaa ei saada ratkaistuksi ja rekisteröidyn mielestä hänen henkilötietojaan ei käsitellä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, hän voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta www.tietosuoja.fi.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme tuotteitamme ja palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti, jolloin saatamme muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivustoltamme.